Bloquear Servicio
Esta función nos permitirá controlar que registros de Servicios puedan o no ser modificados según el estado en que se encuentren.
En el día a día, podrá definirnos la capacidad de modificación relacionadas con la fecha para cada servicio.
Propósito principal
El principal motivo para contar con esta utilidad, es el cierre que se realiza una vez al mes, donde se tomarán las horas de servicio que fueron ingresadas en nuestro sistema y se transferirán al ERP de la compañía para manejar el proceso de Contabilidad.
Por una necesidad de evitar bloqueos entre los sistemas, esta actividad solo se realiza una vez al mes para cada servicio y quien comanda esa ejecución es un grupo especializado que trata de que se transfiera toda la información al mismo tiempo.
Al completarse la transferencia, la idea es que los registros quedarán bloqueados para evitar que se modifiquen datos ya transferidos.
Pero pueden suceder condiciones especiales que requieran cambiar esos registros bloqueados y en esto es de utilidad esta función.
Acceso a la función
Seleccionando la función, nos aparece la interfaz principal en la que podremos activar las diferentes alternativas de trabajo.
[PLACEHOLDER_IMAGEN: Figura 182 - Interfaz de Bloqueo/Desbloqueo de servicios - Pantalla principal con controles de selección]
Para acceder a la información, la función solicita la información de:
- Año a procesar
- Mes a procesar
- Centro de Costos que será afectado
Cada uno de estos datos utiliza una caja de selección donde ingresaremos las claves de búsqueda deseada.
Selección de servicios
Las cajas de selección tituladas "Mes", "Año" y "Centro de Costos", nos permiten la selección inicial que hace que en la ventana principal en la parte inferior de la pantalla, se muestren los servicios que en ese periodo está manejando ese Centro de Costos.
Para actuar, podremos seleccionar un servicio en especial o todos. Cada servicio tiene una caja que se usa para seleccionarlo. Si se desea seleccionar todos, una alternativa válida es pulsar el botón "Seleccionar todo".
Búsqueda de servicios específicos
En el caso de que se desee seleccionar un servicio de los mostrados para ese centro de costos en ese periodo, hay 2 cajas:
- Código: donde podremos ingresar el número de servicio en forma parcial o total
- Descripción: para buscar por descripción del servicio
Luego pulsar "Buscar" y nos posicionaremos directamente en el Servicio deseado.
Proceso de bloqueo para liquidación
El responsable de preparar la información para ser enviada al ERP:
- Selecciona "Bloqueo Liquidación" cuando corresponda transferir las horas
- Además selecciona "Seleccionar todo"
- Luego de pulsar "OK", aparece el resultado que muestra todos los servicios de este centro de costos bloqueados, y la información ya transferida al ERP
[PLACEHOLDER_IMAGEN: Figura 183 - Bloqueo Liquidación - Pantalla mostrando servicios bloqueados después del proceso]
Proceso de desbloqueo
Si necesitamos desbloquear una parte del registro para permitir alguna corrección:
- Seleccionamos el registro específico
- Marcamos ese servicio
- Seleccionamos "Desbloquear"
- Damos "OK"
El resultado mostrará el servicio desbloqueado y marcado como "Libre".
[PLACEHOLDER_IMAGEN: Figura 184 - Desbloquear un servicio - Pantalla mostrando servicio desbloqueado en estado "Libre"]
Estados disponibles
Existen varias alternativas que podemos seleccionar para definir en qué estado deseamos que quede el servicio después de ejecutar la función:
Libre
"Libre" nos permitirá modificar cualquier día de los que están considerados en el servicio, dentro de este periodo seleccionado.
Bloqueo por días
En los casos en que hubiera bloqueo, es posible cambiar a que no estén bloqueados:
- 5 días anteriores a la fecha del día en que se está accediendo al registro
- 7 días anteriores (también disponible como opción)
Esta posibilidad de cierta cantidad de días es estándar que se presenta en los casos de registros normales y debe tener activado el bloqueo automático.
Proceso de corrección completo
Para realizar correcciones en registros bloqueados:
- Desbloquear: Seleccionar el registro y usar "Desbloquear" para liberarlo
- Corregir: Realizar las correcciones deseadas
- Limpiar: Borrar las horas del registro del área de comunicación con el ERP
- Reenviar: Pasar las horas ya corregidas para ser procesadas
- Rebloquear: Una vez completada la etapa, pasar el registro a bloqueado usando "Bloqueo" para que recupere su estado inicial
Hay que recordar que esta funcionalidad solo está disponible para algunos perfiles muy especiales ya que el intercambio de datos con el ERP es muy sensible para el sistema.
Además, si quisiéramos usar las herramientas de modificación de información que llamábamos apaisadas, no podremos hacerlo para un registro que esté bloqueado.