Matriz por día
Seleccionando el botón "Matriz", se nos presenta la [SCREENSHOT PLACEHOLDER: Figura 41]. Esta nos permite manejar una de las funciones más importantes que es el planeamiento del servicio. En este caso, asumimos que está seleccionado el cajón "por día" por lo que trabajaremos con Matriz por día.
Con este método llamado "Matriz por día", programaremos los recursos tratando de armar un ciclo de asignación de uno o más recursos que sea repetible al ejecutar la programación periódica.
En la Figura 41 se ha comenzado un turno, el día 1 y se ha cubierto con un recurso hasta el día 5, después se dejaron 2 días francos y se continuó cubriendo con recursos por 4 días más.
Cuando ejecutemos el plan, los recursos avanzarán día a día, los francos se cubrirán con otro turno, y seguiremos hasta el 4 de la segunda semana: en ese momento continuaremos con el primer registro.
Hay varias alternativas que pueden afectar esta distribución de recursos.
Debemos recordar que cuando veamos un turno cualquiera, debemos considerar siempre que para el mes a planear, el sistema nos avisa que el primer día del mes comenzará en alguna posición de la cadena que varía según la cantidad de días del mes y otros temas.
Por contrapartida existe una forma de planear por semana, donde definimos ciclos de una a cuatro semanas según sea necesario y este ciclo se repite hacia el futuro. El planeamiento por día se utilizará en aquellos casos que la distribución de los recursos NO sea repetible habiendo definido una semana.
Interpretación de campos para Matriz por día
En la matriz ([SCREENSHOT PLACEHOLDER: Figura 41]) en la parte superior está el manejo de puestos de trabajo, definiremos allí los puestos fijos que corresponden a este cliente para el servicio elegido.
Cada puesto se define con un código y la descripción. Lo identificaremos con esos dos componentes que no pueden faltar.
Además de esos dos campos, en la primera línea encontramos el total de horas semanal que se consideran para este puesto.
En la segunda línea está Portafolio Artículo que es la identificación del producto que realmente se vende al Cliente. Se incluye además la cantidad Total de horas mensuales.
Luego se muestran los comandos que permiten:
- Agregar un nuevo puesto
- Grabar los cambios realizados
- Eliminar el registro
- Realizar una Copia del registro definido en otro puesto, el que se buscará entre los servicios disponibles, e insertarlos en este registro
Los valores de Código, Descripción, Total de horas y total de horas mes, se ingresan directamente. Pero el artículo, se debe elegir de una tabla que se muestra al abrir la caja de nombre artículo según se muestra en la [SCREENSHOT PLACEHOLDER: Figura 42].
Definición de turnos
La pantalla Matriz, se completa con la parte inferior donde definiremos los turnos correspondientes a este puesto.
Sobre el lado izquierdo hay una caja de selección que nos permite elegir el turno sobre el que queremos trabajar.
Seleccionado un Turno, vemos la caja de diálogo titulada turno donde está el nombre de ese turno, el que será elegido de la tabla que contiene todos los turnos definidos por la organización para ser considerados.
Estos valores se muestran en la tabla de la [SCREENSHOT PLACEHOLDER: Figura 43].
La siguiente línea se genera en el momento en que se congela el plan ante la ejecución de un nuevo mes. El plan se hace por un ciclo que abarca una cantidad de días donde se muestra como se soluciona cada uno de los puestos desde el punto de vista recursos y horarios. Se indica en esta línea con qué línea de las planeadas coincide el primer día del mes en curso. Este día se desplazará ya que el ciclo definido no se corresponde con la duración de cada mes.
En el ejemplo se ha usado para planear 11 días. Comienza con un grupo de 5 días hábiles, (semana Standard), luego dos días francos y 4 líneas más. Al planear se irán repitiendo estos ciclos para el puesto guardia 1 Turno mañana de este servicio. Luego de la línea 11 se repetirá la línea uno.
Cada línea en el plan se genera automáticamente al completar la generación de la línea anterior.
A continuación se muestran los comandos que permiten modificar los turnos, disponemos de:
- Agregar que nos permite incorporar un nuevo turno
- Grabar que guarda todo lo generado hasta este momento
- Eliminar que elimina el Turno que estaba seleccionado
Preparación de las líneas diarias
Veamos ahora como se preparan las líneas que representan cada uno de los días.
El primer campo, día, es un número secuencial que indica la posición de cada día en el ciclo de cobertura de este turno. El segundo lleva por tipo una F y tiene una caja de selección por cada línea, la que seleccionaremos para indicar día Feriado.
En la columna titulada horas, indicaremos la cantidad de horas de trabajo para cada día.
Luego el horario de comienzo y terminación que deberá coincidir con la cantidad de horas definidas.
Para facilitar el ingreso de los horarios, el sistema permite abrir la tabla según la [SCREENSHOT PLACEHOLDER: Figura 44] y seleccionar allí los horarios.
Para completar la línea, debemos asignar el vigilador que cubrirá ese turno. Se presiona en el extremo derecho en la tecla seleccionar y se obtendrá la [SCREENSHOT PLACEHOLDER: Figura 45] que nos permitirá buscar por nombre el vigilador deseado. Como alternativa, se puede completar el número de legajo y pulsar enter.
También podría ordenarse por número de legajo para realizar la búsqueda, para ello se seleccionará la caja ubicada en la parte superior de la lista. Se presentan aquí solo los vigiladores que corresponden al centro de costos definido para este servicio, si se deseara que se presenten todos los vigiladores en la dirección, se deberá tildar la caja Otros CC.
Con el botón Seleccionar completaremos los campos que corresponden al número de legajo y nombre del vigilador. Si usamos salir, no se produce la selección y volvemos a la anterior pantalla.
Ejemplo práctico y validaciones
Para una mejor evaluación del manejo del planeamiento del ciclo, además de la Figura 41, incluimos la [SCREENSHOT PLACEHOLDER: Figura 46] que muestra el siguiente turno incluido en el puesto del ejemplo. En este caso, durante el horario complementario al anterior, la actividad es durante 9 días y después considera 2 feriados.
Se pueden generar gran cantidad de combinaciones considerando la cantidad de variables que estamos manejando. Esta figura nos permite además cubrir una de las verificaciones que realiza el sistema, esta programación es del tipo Matriz por día ya que sabemos que el Servicio tenía seleccionada esa caja.
Aquí se avisa que uno de los legajos (vigilador), ya está definido en otro turno definido por semana.
El sistema puede colaborar en solucionar esa situación e indica pulsar la tecla detalle.
Pulsando esa tecla, veremos la [SCREENSHOT PLACEHOLDER: Figura 47] que nos indica que recursos están participando en otra tarea donde en lugar de indicarse día por día que recursos participan, se hace por semana y podría ser imposible cumplir con ambos compromisos.
El sistema detecta automáticamente cuando un recurso está asignado tanto en programación por día como por semana, lo cual puede generar conflictos irresolubles.
La clave del sistema de Matriz por día es crear ciclos de asignación repetibles que se adapten automáticamente a las variaciones mensuales.